Elektroniczna Skrzynka Podawcza

W celu złożenia wniosku do Urzędu konieczne jest posiadanie bezpłatnego konta użytkownika na platformie ePUAP.

Metody dostarczania dokumentów elektronicznych do Urzędu:

1. Przekazanie dokumentu poprzez wypełnienie formularza bądź dołączenie podpisanego dokumentu on-line na stronie Elektronicznego Urzędu Podawczego;
2. Dostarczenie dokumentów w godzinach pracy urzędu (7:30-15:30) do sekretariatu mieszczącego się w pokoju nr 32 przy ul. Aleksego Zina 1 w Hajnówce na następujących nośnikach danych:

• Pamięć masowa USB
• Płyta CD-RW

Wymienione nośniki muszą mieć możliwość zapisu Urzędowego Poświadczenia Odbioru.

Wymagania dla dokumentów elektronicznych dostarczanych do Urzędu:

1. Dokumenty elektroniczne muszą być podpisane ważnym podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym.
2. Akceptowalne formaty załączników to: DOC, RTF, XLS, CSV, TXT, GIF, TIF, BMP, JPG, PDF, ZIP.
3. Dokumenty lub nośniki zawierające oprogramowanie złośliwe będą automatycznie odrzucane i nie zostaną rozpatrzone.

Do złożenia dokumentu poprzez elektroniczną skrzynkę podawczą konieczne jest posiadanie konta na platformie ePUAP - rejestracja i korzystanie z niego jest bezpłatne. Jeżeli chcesz założyć konto wejdź na stronę ePUAP - załóż konto

Instrukcja dotycząca zakładania konta

Poniżej przedstawiamy najważniejsze funkcje skrzynki podawczej oferowanej na ePUAP:

• umożliwia wnoszenie drogą elektroniczną wszelkiego rodzaju  pism, podań, wniosków, uwag i skarg do tutejszego Urzędu podpisanych bezpiecznym profilem zaufanym lub podpisem elektronicznym opatrzonym certyfikatem kwalifikowanym;
• pisma wnoszone do Urzędu Gminy Hajnówka, lub bezpośrednio do jednostek organizacyjnych będą traktowane na równi z pismami wnoszonymi drogą tradycyjną /papierową/ i podlegają takiej samej procedurze rozpatrzenia, zgodnie z Kodeksem Postępowania Administracyjnego;
• formaty danych przekazywanych do Urzędu Gminy w Hajnówce w postaci plików (np. załączniki do formularza) powinny być zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 11 października 2005 r. w sprawie minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (Dz. U.  z 2005 r. Nr 212 poz. 1766) tj:

           - pliki tekstowe lub tekstowo-graficzne:  zapis w formacie pdf, rtf, txt, Open Document;

   - pliki graficzne:  zapis w formacie jpg, png;

   - pliki skompresowane:  zapis w formacie zip;

• w przypadku braku kompletu dokumentów strona będzie wzywana do ich uzupełnienia;

• dokumenty elektroniczne zawierające wszelkiego rodzaju elementy niebezpieczne,  wirusy, spamy itp. będą automatycznie usuwane z Elektronicznej Skrzynki Podawczej i nie będą  wprowadzane do Elektronicznego  Obiegu Dokumentów tutejszego Urzędu, i tym samym nie będą rozpatrywane, a ich właściciel nie będzie informowany o etapie ich realizacji.

Podstawa prawna: Art. 16 ust 1 ustawy z dnia 17 lutego 2005r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2005r. nr 64, poz. 565 z późn. zm.) art. 63 §1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960r. Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity Dz.U. z 2000r. nr 98, poz. 1071 z późn. zm) rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. z 2002r. nr 5, poz.46).