Załącznik
do Uchwały nr XV/94/04
Rady Gminy Hajnówka

z dnia 19 kwietnia 2004 r.

REGULAMIN KONKURSU OFERT, SPOSOBU ROZLICZENIA I KONTROLI WYKONANIA ZLECONEGO ZADANIA

1. Zlecenie wykonania zadania organizacjom pozarządowym następuje w drodze konkursu ofert.
2. Konkurs ofert ogłasza się w miarę posiadanych środków finansowych co najmniej na miesiąc wcześniej .
3. Ogłoszenie o konkursie zamieszcza się na stronach Biuletynu Informacji Publicznej Gminy Hajnówka, w siedzibie Urzędu Gminy w miejscu przeznaczonym na zamieszczanie ogłoszeń lub w inny sposób przyjęty w gminie.
4. Ogłoszenie o konkursie ofert powinno zawierać co najmniej:
     a.określenie przedmiotu zlecenia,
     b.wysokość środków finansowych przeznaczonych na realizację tego zadania,
     c.określenie terminu realizacji zlecenia,
     d.określenie miejsca i terminu składania ofert,
     e.kryteria stosowane przy dokonywaniu wyboru ofert.
5. Postępowanie w sprawie zlecenia zadania w drodze konkursu ofert jest jawne dla wszystkich jego uczestników.
6. Ofertę sporządza się w języku polskim, według ustalonego wzoru nr 1.
7. Oferta w szczególności zawiera:
    a. szczegółowy zakres rzeczowy zadania proponowanego do realizacji,
    b. termin i miejsce realizacji,
    c. kalkulację przewidywanych kosztów realizacji zadania,
    d. doświadczenia w realizacji podobnych zadań,
    e. informacje o posiadanych zasobach kadrowych i rzeczowych,
8. Do oferty należy dołączyć:
    a. kalkulację kosztów z uwzględnieniem udziału środków własnych,
    b. aktualny wypis z rejestru,
    c. merytoryczne sprawozdanie z dotychczasowej działalności.
9. Wójt Gminy Hajnówka powołuje komisję konkursową .
10.W skład komisji konkursowej wchodzi:
    a.Sekretarz Gminy jako przewodniczący,
    b.do dwóch pracowników merytorycznych jako członków komisji,
    c.1 radny z właściwej merytorycznie Komisji Rady Gminy Hajnówka,
    d.1 radny z Komisji Rewizyjnej.
11.Do zadań komisji konkursowej należy analiza i wybór najkorzystniejszej oferty dotyczącej realizacji określonego zadania.
12.Komisja konkursowa przy wyborze ofert kieruje się w szczególności następującymi kryteriami:

1. merytoryczną wartością projektu,
2. kosztami programu, w tym wysokością wkładu własnego organizacji i udziału innych źródeł finansowania,
3. perspektywami kontynuacji programu i potencjalnymi źródłami jego finansowania,
4. wymiernymi efektami dotychczas zrealizowanych projektów,
5. dotychczasową współpracą z samorządem,
6. współpracę z innymi instytucjami publicznymi,
7. zgodnością celów projektu z celami statutowymi organizacji.
8. oraz innymi , które zostały podane w ogłoszeniu o konkursie.

13.Oferty niekompletne pod względem formalnym nie będą rozpatrywane przez komisję konkursową. Komisja w trakcie oceny ofert mogą poprosić organizację o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia.
14.Podstawą realizacji zadania jest zawarcie stosownej umowy. Wzór umowy określa rozporządzenie Ministra Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 października 2003 r. w sprawie wzoru oferty realizacji zadania publicznego , ramowego wzoru umowy o wykonanie zadania publicznego i wzoru sprawozdania z wykonania tego zadania (Dz. U. Nr 193 , poz. 1891)
15.Realizacja zleconego zadania podlega kontroli bieżącej ( w toku realizacji) oraz kontroli końcowej. Kontrolę prowadzą osoby upoważnione przez Wójta Gminy.
16.Kontrola w szczególności dotyczy oceny prawidłowości wykorzystania przyznanych środków finansowych na realizację zleconego zadania oraz efektywności i jakości jego wykonania.
17.Kontrolujący może żądać od zleceniobiorcy udostępnienia dokumentów ( faktur, umów i innej dokumentacji finansowo- księgowej) oraz innych informacji związanych z realizacją zleconego zadania.
18.Kontrolujący ma prawo w przypadku niewykonania zadania w terminie określonym w umowie wyznaczyć dodatkowy termin do jego wykonania, po bezskutecznym upływie którego Zamawiający ma prawo do rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym.
19.Przekazanie dotacji następuje jednorazowo lub w transzach, jeżeli zadanie realizowane jest etapowo. Warunkiem uruchomienia kolejnej transzy dotacji jest rozliczenie się z wykorzystania środków otrzymanych w pierwszej transzy po przedstawieniu przez podmiot zobowiązany rozliczenia według wzorów nr 2, 2a, 2b oraz dokumentów potwierdzających dokonanie wydatków dotyczących przedmiotowego zadania ( bądź etapu zadania).
20.Rozliczenie dotacji następuje w terminach określonych w umowie po przedłożeniu sprawozdania i rozliczenia z wykonania zadania według wzoru nr 2, 2a, 2b oraz do wglądu oryginału dokumentów, o których mowa w pkt.17.
21.Środki niewykorzystane w ustalonym terminie podlegają zwrotowi w całości. Częściowe wykonanie zadania skutkuje obowiązkiem proporcjonalnego zwrotu przyznanych środków.