Archiwa
Aby uzyskać dane z tego archiwum należy złożyć wniosek o udostępnienie danych do sekretariatu Urzędu Gminy - można wykorzystać wzór wniosku z zakładki "informacje niedostępne". Uwaga - nie można otrzymać informacji z tego zbioru wyłączonych na podstawie ustawy o ochronie danych osobowych W archiwum tym przechowywane są akta osobowe i dokumenty poszczególnych referatów.
Instrukcja w sprawie
Organizacji i zakresu działania
archiwum zakładowego
Urzędu Gminy w Hajnówce
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1
1. Instrukcja określa organizację i zakres działania archiwum Urzędu Gminy w Hajnówce oraz zasady i tryb postępowania z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną ,powstającą w związku z działalnością Gminy.
2. Ilekroć w instrukcji jest mowa o :
1) jednostce organizacyjnej - należy rozumieć Urząd Gminy w Hajnówce,
2) komórce organizacyjnej - należy rozumieć referat , samodzielne stanowisko,
3) akta - należy przez to rozumieć wszelkiego rodzaju dokumenty, korespondencję, dokumentację finansowo - księgową, statystyczną i inną dokumentację utrwaloną sposobem mechanicznym,
4) jednolity rzeczowy wykaz akt - należy przez to rozumieć "Jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych".
§ 2
1. Dokumentację powstającą w toku działalności jednostki dzieli się na materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną.
2. Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty ,korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i video, oraz inna dokumentacja bez względu na sposób jej wytworzenia, mająca znaczenia jako źródło informacji o wartości historycznej. Materiały archiwalne stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego, są przechowywane wieczyście i nie mogą być niszczone.
3. Dokumentacja niearchiwalna jest to inna dokumentacja niż określona w ust. 2, nie stanowiąca materiałów archiwalnych.
§ 3
Stosuje się następujące oznaczenia kategorii dokumentacji:
1. symbolem "A" oznacza się kategorię dokumentacji stanowiącą materiały archiwalne,
2. symbolem " B" oznacza się kategorię dokumentacji niearchiwalnej z tym, że :
a) symbolem " B" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania
podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych, poczynając od 1 stycznia roku następnego po utracie przez dokumentację praktycznego znaczenia dla potrzeb jednostki organizacyjnej oraz dla celów kontrolnych,
b) symbolem "Bc" oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne, która po pełnym jej wykorzystaniu przekazywana jest na makulaturę,
c) symbolem "BE" z dodaniem cyfr arabskich oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowadza właściwe archiwum państwowe.
3. W szczególnie uzasadnionych przypadkach archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii dokumentacji, o której mowa w pkt. 2 lit. a) uznając za materiały archiwalne.
§ 4
1. Materiały archiwalne " A" przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat; po upływie tego okresu przekazuje się je do właściwego archiwum
państwowego.
2. Dokumentację niearchiwalną "B" archiwum zakładowe przechowuje przez okresy ustalone dla tej dokumentacji w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Rozdział 2
Przepisy szczegółowe
I. Organizacja archiwum zakładowego
§ 5
Urząd Gminy posiada jedno archiwum zakładowe, które stanowi wewnętrzną komórkę organizacyjną. Szczegółowe usytuowanie archiwum w strukturze organizacyjnej Urzędu określa regulamin organizacyjny Urzędu.
II. Lokal archiwum i jego wyposażenie
§ 6
1. Lokal archiwum zakładowego mieści się w piwnicy.
2. Lokal archiwum gminy odpowiada następującym wymaganiom:
1) lokal jest suchy, widny, całkowicie zabezpieczony przed czynnikami szkodliwymi, wpływającymi na stan akt, jak i pracownika w nim zatrudnionego,
2) drzwi archiwum są masywne obite blachą, zaopatrzone w dwa zamki,
3) instalacja elektryczna posiada przewody zabezpieczone, żarówki są w kloszach,
4) lokal zaopatrzony jest w sprzęt przeciwpożarowy,
5) archiwum posiada centralne ogrzewanie,
6) w archiwum nie wolno palić tytoniu ani używać grzejników elektrycznych,
7) pomieszczenie wyposażone jest w termometr i higrometr dla stałego badania temperatury i wilgotności powietrza. Temperatura powietrza powinna mieścić się w granicach 16 - 18 stopni C, natomiast wilgotność w granicach 50 - 65 %,
8) archiwum zaopatrzone jest w regały drewniane, niezbędne druki i materiały kancelaryjno - biurowe.
III. Zakres działania archiwum zakładowego
§ 7
Do zakresu działania archiwum zakładowego należy:
1. współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie opieki nad dokumentacją i odpowiedniego jej przygotowania do przekazania archiwum zakładowemu,
2. przyjmowania w stanie uporządkowanym materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej z poszczególnych komórek organizacyjnych,
3. przechowywanie i zabezpieczenie przejętej dokumentacji oraz prowadzenie pełnej ewidencji,
4. udostępnianie akt osobom upoważnionym,
5. przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego,
6. inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywanie wybrakowanej dokumentacji na makulaturę,
IV. Obowiązki pracowników archiwum zakładowego
§ 8
1. Za całokształt pracy archiwum gminy odpowiedzialny jest referent Witold Makac.
2. Pracownik prowadzący archiwum gminy powinien posiadać co najmniej wykształcenie średnie oraz przeszkolenie w zakresie czynności archiwalnych.
3. Do obowiązków pracownika należy:
1) prowadzenie spraw wymienionych w par. 7,
2) znajomość struktury organizacyjnej urzędu, instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego,
3) składania rocznego sprawozdania z wykonanych czynności i zadań archiwum zakładowego.
V. Przyjmowanie dokumentacji przez archiwum zakładowe
§ 9
1. Okres przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych i na samodzielnych stanowiskach pracy oraz sposób przekazywania jej do archiwum zakładowego określają postanowienia instrukcji kancelaryjnej. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do bieżących prac komórka organizacyjna może korzystać na prawach wypożyczenia z archiwum zakładowego.
2.Archiwum zakładowe przejmuje akta z poszczególnych komórek organizacyjnych :
1) kompletnymi rocznikami i tylko w stanie uporządkowanym,
2) w pierwszym kwartale każdego roku na podstawie spisu zdawczo - odbiorczego sporządzonego w trzech (lub czterech dla akt kat. A) egzemplarzach przez komórkę zdającą akta. Spisy zdawczo - odbiorcze sporządza się oddzielnie dla akt kategorii "A" i kategorii "B" (wzór załącznik numer 1). Szczegółowy terminarz przekazywania akt przez poszczególne komórki organizacyjne opracowuje osoba prowadząca archiwum zakładowe w uzgodnieniu z kierownikami tych komórek. Jeden (czwarty) egzemplarz spisu zdawczo - odbiorczego akt kat. A przekazuje się do Archiwum Państwowego.
VI. Przechowywanie i ewidencja akt w archiwum.
§ 10
1. Do przechowywania akt służą regały oznaczone cyframi rzymskimi z półkami oznaczonymi literami.
2. W archiwum zakładowym materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną układa się według komórek organizacyjnych bądź w kolejności spisów zdawczo - odbiorczych. Materiały archiwalne kategorii " A " układa się na osobnym regale.
§ 11
Archiwum zakładowe rejestruje swoje spisy zdawczo - odbiorcze w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych i nadaje im kolejne numery z niego wynikające. Przyjęte teczki akt oznacza swoją sygnaturą tj. numerem spisu zdawczo - odbiorczego łamanym przez numer pozycji danego spisu.
§ 12
Środkami ewidencyjnymi w archiwum zakładowym są:
1) spisy zdawczo - odbiorcze akt przekazywane przez poszczególne komórki organizacyjne. Pierwszy egzemplarz spisu układa się według kolejności numerów wynikający z wykazu spisów zdawczo - odbiorczych, a drugi egzemplarz w oddzielnej teczce dla poszczególnych komórek organizacyjnych,
2) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych ( wzór załącznik numer 2),
3) karty udostępnienia akt ( wzór załącznik numer 3),
4) protokoły o braku, uszkodzeniu lub zniszczeniu akt,
5) spisy zdawczo-odbiorcze materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego (wzór załącznik numer 6),
6) protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej łącznie ze spisami dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej na makulaturę ( wzór załączniki numer 4 , 5 )
VII. Udostępnienie i korzystanie z akt archiwum.
§ 13
1. Udostępnianie materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej następuje do celów służbowych, na żądanie organów kontrolnych oraz do celów naukowo-badawczych. Udostępniane są całe teczki, a nie poszczególne dokumenty wyjmowane z teczek.
2. Udostępnianie do celów służbowych odbywa się na podstawie karty udostępnienia akt wypełnionej przez komórkę organizacyjną, która chce korzystać z akt i podpisaną przez kierownika tej komórki. Karty udostępniania akt należy numerować kolejno w obrębie każdego roku kalendarzowego i przechowywać przez okres dwu lat od chwili zwrotu wypożyczonych akt.
§ 14
Korzystanie z zasobu archiwum odbywa się na miejscu i pod nadzorem osoby odpowiedzialnej za archiwum zakładowe. W miejsce wyjętych z regału akt wkłada się zakładkę, na której należy wpisać datę udostępnienia akt.
§ 15
Odbiór udostępnionych akt potwierdza pracownik odpowiedzialny za archiwum odznaczając to na karcie udostępnienia w obecności osoby zwracającej akta.
§ 16
W uzasadnionych przypadkach i za zgodą kierownika jednostki akta mogą być wypożyczone poza lokal archiwum zakładowego.
§ 17
W razie stwierdzenia braków lub uszkodzeń zwracanych akt :
1) prowadzący archiwum zakładowe sporządza protokół, który podpisuje wypożyczający i jego bezpośredni zwierzchnik,
2) kierownik komórki organizacyjnej, w której zagubiono lub uszkodzono akta, przeprowadza dochodzenie w celu ustalenia winnego zaniedbań i pociągnięcia go do odpowiedzialności.
VIII. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
§ 18
1. W drugim półroczu każdego roku pracownik odpowiedzialny za archiwum zakładowe dokonuje przeglądu i wydzielenia dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej i oznaczonej symbolem "BE".
2. Po uzgodnieniu z właściwym terenowo archiwum państwowym przekazuje własne materiały archiwalne na wieczyste przechowywanie na zasadach przewidzianych w obowiązujących przepisach.
IX. Przekazywanie dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę.
§ 19
1. Akta przeznaczone do zniszczenia należy wydzielić. Sporządzić protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i przedłożyć do archiwum państwowego celem uzyskania zgody na brakowanie.
2. Pracownik prowadzący archiwum zakładowe po uzyskaniu akceptacji i przekazaniu akt do składnicy surowców wtórnych dokonuje w spisach zdawczo - odbiorczych adnotacji o wybrakowaniu akt.
X. Przepisy końcowe
§ 20
Niniejsza instrukcja wchodzi w życie z dniem podpisania.
zał. nr 1
...................................................
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis zdawczo - odbiorczy akt nr ..........
|
Lp. |
Znak teczki |
Tytuł teczki lub tomu |
Daty skrajne |
Kat. |
Liczba |
Miejsce przecho- |
Data zniszczenia |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
zał. nr 2
|
Nr spisu |
Data przyjęcia akt |
Nazwa komórki przekazującej akta |
Liczba |
Uwagi |
|
|
poz. spisu |
teczek |
||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
zał. nr 3
Karta udostępnienia akt nr .........**)
....................................
(Pieczęć komórki organizacyjnej)
...............................................................................**)
Data ......................... r. Termin zwrotu akt
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Proszę o udostępnienie*) - wypożyczenie*) akt powstałych w komórce org. ............................................................ z lat .............................
o znakach .............................................................................................................................................................
i upoważniam do ich wykorzystania *) - odbioru *)
Pana(ią) ..................................................................................................................................
Imię i nazwisko
..............................................
Podpis
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Zezwalam na udostępnienie*) - wypożyczenie*) wymienionych wyżej akt.
..............................................
Podpis
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
*) Zbędne wykreślić **) Wypełnia składnica akt
Potwierdzam odbiór wymienionych akt na odwrotnej stronie
Akt - tomów .................................... kart ..............................................
Data ........................................ Podpis ......................................................
-------------------------------------------------------------------------------
Adnotacje o zwrocie akt:
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Akta zwrócono
do składnicy
----------------------------- dn. .......................................... r. --------------------------------
Podpis oddającego Podpis odbierającego
zał. nr 4
....................................................
(nazwa i adres jednostki organizacyjnej)
P R O T O K Ó Ł O C E N Y
dokumentacji niearchiwalnej
Komisja w składzie (imiona, nazwiska i stanowiska członków komisji) :
1. ................................................................ - przewodniczący
2. ................................................................ - członek
3. ................................................................ - członek
4. ................................................................ - członek
dokonała oceny i wydzielenia przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej w ilości .....................mb i stwierdziła, że stanowi ona dokumentację niearchiwalną nieprzydatną do celów praktycznych jednostki organizacyjnej, oraz że upłynęły terminy jej przechowywania określone w jednolitym rzeczowym wykazie akt lub kwalifikatorze dokumentacji technicznej.
Przewodniczący komisji ..............................................................................
Członkowie komisji ......................................................................................
(podpisy) ....................................................................................................
..................................................................................................................
Załączniki :
.......................................... kart spisu, .................................... pozycji spisu
.....................................................................................................................
zał. nr 5
(Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
Spis dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie
|
Lp. |
Nr i lp. spisu zdawczo - odbiorczego |
Symbol z wykazu |
Tytuł teczki |
Daty skrajne od - do |
Liczba tomów |
Uwagi |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
|
|
|
|
|
|
|
|
zał. nr 6
..................................................... ...............................................................
(Pieczęć zakładu pracy przekazującej (miejscowość) (data) materiały archiwalne)
SPIS ZDAWCZO - ODBIORCZY Nr ...............
materiałów archiwalnych ........................................................................
przekazywanych do Archiwum Państwowego w ....................................
|
Lp. |
Znak teczki (symbol klasyfikacyjny z rzeczowego wykazu akt) |
Tytuł teczki |
Daty skrajne |
Uwagi |
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
|
|
|
|
|
|
............................................................ .................................................................
(podpis odbierającego) (podpis przekazującego)
Metryka strony
